La lista clienti e polizze costituisce un importante asset per gli intermediari, che non si esaurisce in una mera elencazione di nominativi ma contiene una serie di informazioni organizzate, sia di tipo personale (relative ai clienti), sia di tipo commerciale (relative alle polizze). Per tale ragione il portafoglio clienti è considerato un elemento strategico ai fini delle politiche commerciali e di marketing. A ben vedere il portafoglio clienti costituisce l’avviamento dell’agenzia e il mantenimento del suo valore nel tempo è determinante anche al fine della quantificazione delle indennità di liquidazione da parte delle mandanti.
Il portafoglio clienti è un bene immateriale che viene tutelato dall’ordinamento giuridico. In questo senso, il legittimo detentore, in presenza di azioni di disturbo sul portafoglio clienti, ha la possibilità di attivare una serie di tutele riconosciute sia dal codice della proprietà industriale, sia dalla normativa civilistica e penale.
Considerata l’importanza del portafoglio clienti è certamente utile agire in prevenzione individuando una serie di misure di protezione da applicare per annullare o, comunque, ridurre il rischio di aggressione delle informazioni nel medesimo contenute.
I soggetti che più facilmente potrebbero avvantaggiarsi delle informazioni presenti nel portafoglio clienti, sfruttandole a loro vantaggio o a vantaggio di terzi, sono le persone inserite nell’organico aziendale (soci, dipendenti, collaboratori), che quotidianamente accedono al patrimonio informativo dell’agenzia.
Conseguentemente, la prima cosa da fare è regolamentare l’accesso e l’utilizzo delle informazioni aziendali riservate da parte di questi soggetti.
Uno strumento utile è rappresentato dal “non disclosure agreement”, meglio conosciuto come patto di riservatezza, o di non divulgazione. Attraverso la sottoscrizione di un “non disclosure agreement” è possibile vincolare la parte che accede alle informazioni aziendali alla riservatezza sulle informazioni e al divieto di divulgazione o rivelazione delle medesime a terzi.
L’accordo di riservatezza non deve necessariamente essere sottoscritto dal dipendente/collaboratore nel momento in cui viene inserito nell’organico aziendale. È possibile concludere in qualsiasi momento un patto di riservatezza, il quale è valido anche se non prevede il riconoscimento di un’indennità. Al fine di assicurare la massima efficacia a questo strumento, facendo in modo che non rimanga una mera clausola di stile, è bene dettagliare la tipologia di informazioni e/o documenti ai quali si decide di garantire la riservatezza.
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