Garante: no all’utilizzo della e-mail aziendale dei dipendenti dopo la fine del rapporto di lavoro

Con il provvedimento n. 140 del 7 marzo 2024 il Garante ha sanzionato un’azienda che dopo l’interruzione del rapporto di lavoro con alcuni ex dipendenti  aveva visionato il contenuto dei loro account di posta elettronica individuali senza aver fornito  un’idonea informativa sull’attività che il datore di lavoro avrebbe effettuato sulla posta elettronica.

Nel caso di specie, “La Società (…) invece che limitarsi al mantenimento degli account assegnati ai reclamanti, contestualmente attivando un messaggio di risposta automatico volto ad informare i terzi della imminente disattivazione degli account e della possibilità di contattare altri e diversi indirizzi e-mail, per esigenze di continuità dell’attività svolta per un tempo proporzionato con le esigenze della stessa e senza accedere al contenuto dei medesimi – attività che, se posta in essere, sarebbe stata considerata lecita – ha invece direttamente acceduto al contenuto degli account mantenuti attivi successivamente alla cessazione del rapporto di lavoro”.

In conclusione, al momento della cessazione del rapporto di lavoro, il datore (previo rilascio delle informazioni sull’utilizzo degli account) è tenuto a effettuare i seguenti adempimenti:

  • disattivare e rimuovere gli account di posta elettronica aziendale riconducibili all’ex dipendente;
  • attivare un messaggio di risposta automatico volto ad informare i terzi della imminente disattivazione degli account e della possibilità di contattare altri e diversi indirizzi e-mail;
  • introdurre accorgimenti tecnici per impedire la visualizzazione dei messaggi in arrivo sui predetti account durante il periodo in cui tale sistema automatico è in funzione.

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